Andreas Hopmann | Training & Beratung

Starterpaket Controlling im Jugendamt - jetzt auch online

Controlling und Steuerung im Jugendamt

Jugendämter geben wahnsinnig viel Geld aus. Das wird sich absehbar unter anderem wegen demografsicher und gesellschaftlicher Anforderungen nicht ändern. Das heißt nicht, dass man nichts ändern kann. Steuerung in fachlicher Hinsicht ist unbedingt notwendig, Steuerung in wirtschaftlicher Hinsicht sinnvoll und oft auch möglich. Controlling über Zahlen alleine funktioniert dabei nicht. Es sind die Leistungsprozesse, die den Aufwand generieren, der die Jugendhilfe so „teuer“ macht. Wie das Jugendamt seine Leistungen erbringt, wie Hilfen gewährt und gestaltet werden, das entscheidet über die Größenordnung der aufzuwendenden Ressourcen. Dass dabei keine gerechtfertigten Bedarfe und Rechtsansprüche ausgehebelt oder verweigert werden dürfen, ist selbstverständlich. „Controlling“ ist der Instrumentenkoffer, mit dem eine Steuerungsintention umgesetzt werden kann. Es ist ein Hilfsmittel, das nur wirksam werden kann, wenn klar ist, was strategische Ausrichtungen und operative Ziele sind.

Sie sollen Controlling einführen? Lassen Sie es!
Sie wollen steuern? Dann könnte Controlling ein wirksames Hilfsmittel sein!

Wirksames Controlling im Jugendamt benötigt drei Dinge:

Eine Steuerungsintention – Sie müssten steuern wollen und wissen, wohin.
Ein Controllingsystem, das nicht nur Zahlen (Berichtswesen) generiert sondern auch wieder auf die Ebene der handelnden Mitarbeitenden transferiert, damit da etwas „passiert“.
Die Steuerung muss bei den Leistungen ansetzen, dort kann sie wirken. Auf der operativen Ebene werden Ressourcen eingesetzt und tragen zum Erfolg bei – oder nicht. Kennzahlen auf Produkthaushaltsebene entfalten i.d.R. keine Steuerungswirkung.

Und so funktiononiert's

Im Zentrum unseres Controllingverfahrens steht eine kompakte Leistungsübersicht, die die relevanten Informationen zu den zu steuernden (Teil-)Leistungsbereichen zusammenfasst. Diese (Teil-) Leistungsbereiche werden mit einer Zielvereinbarung verknüpft und mit unterstützenden Maßnahmen untermauert, die die Zielerreichung gewährleisten. Das wird in Workshops oder Arbeitsgruppen mit den Mitarbeiter:innen der jeweiligen Aufgabenbereiche erstellt. Gemeinsam mit Leitungskräften und Mitar-beiterinnen und Mitarbeitern werden angemessene Steuerungsziele formuliert und mit Kennzahlen versehen.

Das Verfahren ist darauf ausgelegt, besonders steuerungsrelevante Leistungsbereiche zu identifizieren, statt alle Leistungen des Jugendamtes zahlenmäßig in den Blick zu nehmen und dabei i.d.R. keine Steuerungsrelevanz zu entwickeln. Handlungsorientierung statt Datenfriedhof.

Das Paket enthält
1. Vorgespräche und Informationen per E-Mail-Kontakt/ Telefon/ Videokonferenz

2. halber Beratungstag online: Vorstellung des Konzeptes und Briefing für die Leitungsebene

3. Workshop-Tag vor Ort
* Einführung in das handlungsorientierte Controlling
* Vorstellung eines Controlling-Instruments (mit Zielen, Kennzahlen und Rückkopplung in den Handlungsprozess)
* Konkrete Erarbeitung von zwei bis drei Versionen des Instrumentes für Ihre Organisation
* Vereinbarung des weiteren Vorgehens

4. weiterer halber Beratungstag online, z.B. für
* Bearbeitung weiterer Leistungsbereiche
* Beratung zur Weiterführung des Prozesses
* Vorstellung von Konzept bzw. Ergebnissen im Jugendhilfeausschuss bzw. Verwaltungsvorstand
* ganz nach Ihrem Bedarf

Darin enthalten, die o.a. Beratungsleistungen vor Ort oder online, ggf. Reise- und Technikkosten (Reisekosten außerhalb Deutschlands wären separat zu vereinbaren) und Materialen wie Handouts.

Sollten Sie einen individuelleren Beratungsbedarf haben, der von diesem Angebot nicht gedeckt wird, sprechen Sie mich gerne an.

Was kostet das?

Um den Einstieg in das Thema zu erleichtern habe ich einige Beratungsleitungen in einem Beratungspaket Controlling im Jugendamt (PDF-Datei) zusammengefasst. Informationen finden Sie in der PDF.

Etwas mehr dazu lesen?

Hopmann, Andreas: Fachcontrolling - Soziale Unternehmen erfolgreich steuern erschienen in SOZIALwirtschaft Heft 5/2009

Hopmann, Andreas: Controlling, Planung und Steuerung in Maykus/Schone (Hrsg.): Handbuch Jugendhilfeplanung, Wiesbaden, 2010

alle Veröffentlichungen

neu: Online-Session Controlling im Jugendamt
- die interaktive Crash-Einführung

2,5 Stunden per Zoom (oder andere Videokonferenz-Plattform) für bis zu vier Personen aus Ihrem Steuerungsteam.

Der Auftrag, Controlling im Jugendamt – oder in anderen Bereichen der Verwaltung – einzuführen, stellt fast immer die Beteiligten zunächst vor große Herausforderungen. Es fehlt das Know-How und oft das Handwerkszeug. Rein betriebswirtschaftliche Angänge eigen sich in der Regel für die Steuerung der Verwaltungs- und der Jugendhilfeleistungen nicht.
In dieser Orientierungssession werde ich Ihnen kurz die Unterschieden zwischen der Steuerung in der Unternehmenswelt und in Verwaltungen vorstellen und Sie dann in ein konkretes Instrument zum Aufbau eines Fachcontrollings (dass die Ressourcenperspektive beinhaltet) einführen, weil mit einem reinen Finanzcontrolling Ressourcen in der Verwaltung und in der Jugendhilfe nicht wirkungsvoll zu steuern sind (hier können Sie mehr dazu lesen).
Ziel ist es, dass Sie die Besonderheiten des Controllings in der Verwaltung kennen und einen konkreten Weg der Umsetzung kennengelernt haben.

Ablauf:
Input zum Controlling im Jugendamt und Implementierung eines Fachcontrollings (Vorstellung eines konkreten Instruments).
Dialog und Nachfragen zum Input.
Eingehen auf Einzelfragen der Teilnehmer_innen.

Ihre Investition: 797 Euro

Sprechen Sie mich an: Kontakt

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Literatur und Downloads

Hopmann, Andreas: Controlling im Jugendamt geht anders: Wir sind hier nicht bei Volkswagen …in: Jugendhilfereport Sonderheft DJHT 2011, Hrsg.: LVR-Landesjugendamt Rheinland, Köln, 2011

Hopmann, Andreas:Handlungsorientiertes Controlling: Die Zahlen sind das geringste Problem, in Jugendhilfe-Report,Heft3/2006, Hrsg.: Landesjugendamt Rheinland

Hopmann, Andreas: Controlling, Planung und Steuerung in Maykus, Stephan/Schone, Reinhold (Hrsg.): Handbuch Jugendhilfeplanung – Grundlagen, neue Anforderungen und Perspektiven, Wiesbaden, 2010

Horváth&Partners: Das Controllingkonzept, 6. Aufl., München, 2006

Online-Crashkurs Controlling im Jugendamt mehr Information